از اکسل و پیامرسان تا نرم افزار مدیریت پروژه؛ چه زمانی تیم به یک ابزار حرفهای نیاز دارد؟
وقتی یک پروژه را دنبال میکنید، برای فهمیدن وضعیت کارها معمولا باید چند پیامرسان را چک کنید، فایل اکسل را باز کنید و در نهایت از یکی دو نفر بپرسید «این کار انجام شد یا نه؟». این روش در یک تیم کوچک معمولا جواب میدهد؛ کارها در واتساپ یا تلگرام مطرح میشوند، تاریخها در اکسل ثبت میشوند و فایلها هم در ایمیل یا پوشههای مختلف قرار میگیرند.
اما با بیشترشدن تعداد پروژهها و اعضای آنها، این روش ساده میتواند وقت شما را تلف کند، سبب سردرگمی شود و در نهایت هم به پروژه آسیب بزند. برای مثال یک وظیفه در میان پیامها جا میماند، آخرین نسخه فایل پیدا نمیشود یا زمان زیادی صرف پیگیری افراد در پیامرسانهای پراکنده میشود.
اگر چنین شرایطی دارید، وقت آن شده که از اکسل و پیامرسان عبور کنید و سراغ نرم افزار مدیریت پروژه بروید.
اکسل و پیامرسان چه زمانی دیگر کافی نیستند؟
اکسل و پیامرسانها ابزارهای نامناسبی برای کار تیمی نیستند. اکسل برای ثبت و دستهبندی اطلاعات کاربرد دارد و پیامرسان نیز ارتباط سریع اعضای تیم را ممکن میکند. برای یک تیم کوچک با چند فعالیت محدود، همین ترکیب در بیشتر مواقع کافی است.
مشکل زمانی ایجاد میشود که حجم کار افزایش پیدا میکند. ممکن است موعد فعالیتها در اکسل ثبت شده باشد، توضیحات آنها در گروه تلگرام قرار گرفته باشند و فایل مربوط به آنها نیز ایمیل شده باشد. اما بهدلیل تعدد کارها و مسئولان:
- آخرین وضعیت انجام هر کار مشخص نیست؛
- مسئول یا موعد بعضی فعالیتها فراموش میشود؛
- مدیر برای اطلاع از پیشرفت کارها باید مرتب پیگیری کند؛ چند فایل را چک کند و هماهنگ کند؛
- فایل و توضیحات مربوط به یک وظیفه در چند محل قرار میگیرند؛
وقتی کار پیشرفته میشود، تیم دیگر فقط به «ثبت اطلاعات» نیاز ندارد، بلکه باید کارها، مسئولان، زمانبندی و پیشرفت آنها را در یک محل ببیند.
۵ نشانه که نشان میدهد تیم شما به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارد
تعداد اعضای تیم بهتنهایی مشخص نمیکند چه زمانی باید سراغ یک ابزار تخصصی رفت. ممکن است یک تیم دهنفره پروژههای سادهای داشته باشند و همچنان با ابزارهای معمول کار کنند. در مقابل تیمی کوچک با چند پروژه همزمان به سیستم منظمتری نیاز داشته باشند. نشانههای زیر معمولاً نشان میدهند وقت انتقال به یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی رسیده است.
1.مرتب باید بپرسید «کار به کجا رسید؟»
اگر مدیر برای اطلاع از وضعیت هر فعالیت مجبور به پیامدادن به اعضای تیم است، اطلاعات پروژه احتمالاً در یک محیط مشخص جمع نشده است.
۲. بعضی وظایف میان پیامها گم میشوند
یک درخواست در گروه شلوغ بهراحتی فراموش میشود. در این شرایط باید جای مناسبی برای ثبت وظایف داشته باشید.
۳. چند پروژه را همزمان مدیریت میکنید
با افزایش پروژهها، داشتن یک نمای کلی از فعالیتهای در حال انجام، عقبافتاده و تکمیلشده دشوارتر میشود.
۴. تأخیرها دیر مشخص میشوند
اگر زمانبندی پروژه فقط در فایلها ثبت شود، ممکن است زمانی متوجه عقبافتادن یک فعالیت شوید که روی کارهای بعدی اثر گذاشته است.
۵. گزارشگیری زمان زیادی میگیرد
جمعکردن اطلاعات از چند فایل و چند نفر برای تهیه یک گزارش ساده، نشانه دیگری از پراکندگی فرایندهاست.
در چنین شرایطی استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه میتواند وظایف، مسئولان، زمانبندی و وضعیت فعالیتها را در یک محیط متمرکزتر قرار دهد.
یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب باید چه امکاناتی داشته باشد؟
وجود دهها قابلیت مختلف لزوماً یک ابزار را به انتخاب مناسب تبدیل نمیکند. مهم این است که نرمافزار با نوع پروژهها و شیوه کار تیم هماهنگ باشد. چند قابلیت اصلی زیر معمولاً اهمیت بیشتری دارند.
مدیریت وظایف: برای هر کار باید بتوان مسئول، موعد و وضعیت مشخص کرد تا معلوم باشد چه کسی، چه کاری را تا چه زمانی باید انجام دهد.
نمای بصری پروژه: برد کانبان کمک میکند فعالیتهای در انتظار، در حال انجام و تکمیلشده را سریعتر ببینید.
زمانبندی: تقویم و نمودار گانت برای پروژههایی که چند فعالیت مرتبط دارند، تصویر بهتری از برنامه زمانی ایجاد میکنند.
گزارشگیری: مدیر باید بتواند بدون جمعآوری دستی اطلاعات، وضعیت کلی پروژه را بررسی کند.
در نهایت، سادهبودن استفاده از ابزار هم مهم است. نرمافزاری که امکانات زیادی دارد اما اعضای تیم از کار با آن استقبال نمیکنند، در عمل کمکی به مدیریت پروژه نخواهد کرد.
نرم افزار مدیریت پروژه فارسی یا ابزار خارجی؟
ابزارهای خارجی متعددی برای مدیریت پروژه وجود دارند و بسیاری از آنها امکانات قدرتمندی ارائه میکنند. اما برای بعضی کسبوکارهای ایرانی، رابط فارسی میتواند آموزش و استفاده از نرمافزار را سادهتر کند. پشتیبانی از تقویم شمسی، امکان پرداخت ریالی و دسترسی به پشتیبانی داخلی نیز ممکن است در تصمیمگیری مؤثر باشند.
بنابراین ممکن است انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی برای تیمهای ایرانی انتخاب راحتتر، در دسترستر و سادهتری باشد.
آیا نرم افزار مدیریت پروژه رایگان برای شروع کافی است؟
نسخه رایگان در بسیاری از موارد میتواند کافی باشد، اما لازم است آن را آزمایش کنید. بهجای انتقال همه پروژهها، ابتدا یک پروژه واقعی را وارد نرمافزار کنید و ببینید آیا امکانات محدود نرمافزار رایگان برای شما کافی است یا نه.
هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه رایگان فقط به رایگانبودن توجه نکنید. محدودیت امکانات، تعداد کاربران یا پروژهها و شرایط ارتقا نیز مهم هستند. نسخه رایگان زمانی ارزشمند است که بتواند امکان استفاده واقعی از ابزار را فراهم کند، نه اینکه صرفاً یک نسخه نمایشی بسیار محدود باشد.
نرم افزار مدیریت پروژه با نرم افزار مدیریت سازمان چه تفاوتی دارد؟
این دو عبارت لزوماً مترادف نیستند. نرم افزار مدیریت پروژه بیشتر روی وظایف، زمانبندی، مسئولان و پیشرفت پروژه تمرکز دارد. در مقابل، نرم افزار مدیریت سازمان ممکن است دامنه گستردهتری داشته باشد و حوزههایی مانند منابع انسانی، امور مالی، فروش یا فرایندهای داخلی را هم پوشش دهد.
تسکامون؛ مدیریت متمرکز پروژهها و کارهای تیمی
تسکامون یک ابزار ایرانی آنلاین برای مدیریت پروژه و کارهای تیمی است. در این نرمافزار میتوان وظایف را تعریف کرد، مسئول و زمان انجام آنها را مشخص کرد و وضعیت پیشرفت پروژه را در یک محیط مرکزی دنبال کرد. برد کانبان و نمودار گانت نیز برای مشاهده جریان کار و برنامه زمانی پروژه در دسترس هستند.
محیط فارسی و پشتیبانی از تقویم شمسی میتواند استفاده از تسکامون را برای تیمهای فارسیزبان سادهتر کند. امکان شروع با نسخه رایگان نیز این فرصت را میدهد که پیشاز گسترش استفاده از نرمافزار، آن را روی یک پروژه واقعی امتحان کنید.
نقش ابزار این است که اطلاعات پروژه را از حالت پراکنده خارج کند و بستری مشخص برای تعریف، پیگیری و گزارش کارها در اختیار تیم قرار دهد.
لازم نیست اکسل یا پیامرسان را بهطور کامل کنار بگذارید. این ابزارها همچنان برای بسیاری از کارها مفید هستند. اما اگر مدیریت پروژه نیازمند جابهجایی دائمی میان فایلها، پیامها و افراد مختلف است، وقت آن رسیده که استفاده از تسکامون را شروع کنید.
بهتر است این تغییر را از یک پروژه کوچک آغاز کنید، نتیجه را بسنجید و در صورت مفیدبودن، استفاده از ابزار را به سایر پروژههای تیم گسترش دهید.
